A prática indispensável para reuniões produtivas

Quem já perdeu muito tempo em reuniões sabe que elas até podem levar alguns minutos, mas, geralmente, duram horas. E toda vez que o resultado de uma reunião é o agendamento de outra reunião, fica claro que as coisas estão muito complicadas. 

Um erro fatal que eu vejo organizadores de reunião cometerem quase que diariamente, considerando que vão economizar tempo, é empurrar um monte de gente dentro de uma sala para transmitir determinada mensagem de uma só vez. As reuniões existem para fazer com que as coisas aconteçam e esta prática vai ocasionar o efeito inverso, ou seja, nada será resolvido numa reunião organizada desta maneira!

A maioria das pessoas se aborrecem com aquilo que não conhecem. Por isso é importantíssimo fazer reuniões prévias com pessoas estratégicas antes de reunir todos os envolvidos numa sala. As reuniões prévias:

#PREPARAM AS PESSOAS: Faz parte da natureza humana se aborrecer com aquilo que não conhece. As pessoas tendem a reagir melhor quando sabem o que está acontecendo. Quando você começa fornecendo informações que pegam as pessoas de surpresa, a reação natural é geralmente negativa. E, quando os mais influentes do grupo reagem negativamente, o grupo inteiro tende a ser negativo. Isso compromete o objetivo da reunião e provoca uma desagradável paralisia.

#DESENVOLVEM CONFIANÇA: Uma das maiores responsabilidades de um líder é ser agente de mudanças dentro da organização. Gerar mudanças exige a confiança das pessoas. Quando você faz uma reunião prévia, tem a oportunidade de desenvolver essa confiança. Você pode responder a perguntas; pode compartilhar suas motivações com mais facilidade; pode inclusive entrar em detalhes que talvez não se sinta à vontade para revelar a todos os participantes. Você tem a possibilidade de adaptar a mensagem à pessoa com quem esta se comunicando.

#EVITAM SURPRESAS DESAGRADÁVEIS: Os líderes excelentes costumam estar inteirados de tudo. À intuição deles é muito forte. Geralmente, eles lidam bem com o intangível. Mas até os melhores líderes podem deixar de enxergar algumas coisas. Às vezes, durante a reunião prévia, a pessoa com quem falam oferece aquela informação ou aquela percepção com potencial para evitar um grande erro de liderança.

Lembre-se: Liderança é influência e para aumentar a sua influência você precisa investir tempo e energia nas pessoas.